推薦序　這樣整理，工作更有效率�MUKI



前言　你的辦公桌，代表你的工作能力



第一章　整理是為了效率，不是為了整齊

工作能力強的人的做事順序

規則一　「捨」：丟掉�先整理，再整頓�捨不得丟，怎麼辦？�

設定「有效期限」，過了就丟

規則二　「活」：活用�腦袋要當水龍頭用，不是水桶�一事一張卡，不用想分類

規則三　「續」：繼續�下班前5分鐘，要做2件事



第二章　整理桌子，就等於在整理腦袋

千萬別只整理文件

要丟還是要留，60秒內做決定

用「過去式」思考該不該丟

收納：只需一個抽屜、一個檔案櫃

活用7個道具，亂得恰到好處

場合一　個人辦公空間�所有工作，都從辦公桌開始�稍不留神，桌面就會亂七八糟�

解決辦法：設置「暫置文件」區�最下層抽屜，能力強的人怎麼使用？�

把名片當「資料庫」使用�分辨要「丟掉」還是要「運用」�

通訊錄要分「常用」與「備用」�桌面乾淨如飛機跑道，才可以回家！�

雙軸管理法：專案、階段

場合二　與同事共同的空間�豎立文件，好找又省空間�用顏色分類，文件快速歸位�

建立共用資料的使用規則



第三章　一進辦公室，就知道今天的工作順序

別花太多時間在手帳上

手帳，該怎麼挑選？

使用手帳的6大規則

桌上有「管制塔」，就能嚴守工作期限

一進辦公室，就知道今天的工作順序

把工作拆解成幾個5分鐘任務

下定決心：今天要準時下班

用零碎時間終結零碎工作

公事包如何整理，可成為行動辦公桌

點讀法──瞬間讀取重點的祕訣

要速記，但也要讓別人看得懂



第四章　那張看不見的辦公桌，也要整理整頓

會不會整理電腦，直接關係到工作效率

電腦桌面亂七八糟，腦袋就會……

這樣整理資料夾，不用花時間找檔案

收件匣，一分鐘整理完畢

做備份，就是一種危機管理

這些工作用電腦處理，反而沒效率

一天一分鐘的電腦整理術

太依賴電腦，你會失去4種能力！



第五章　從人生態度到生活習慣，都可以整理

先從人生態度開始整理

重新設計生活習慣

好好放鬆，工作更有勁

丟掉無用之物，找回單純生活

重要文件，不能只有自己知道藏哪裡

整理，就是「人生的再設計」

現在就開始動手：整理

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推薦序



這樣整理，工作更有效率

拾木文具創辦人及手帳達人�MUKI



　　「桌上總是亂成一團，看了心情好煩悶。」



　　「想要花時間整理，但客人總是來來去去很不方便。」



　　身為獨立文具店的經營者，我的桌上總是擺放各式各樣的文具、客戶訂單、廠商資料等東西，一開始可以很自豪的說：「我都知道這些東西放在哪裡喲！」但是當時間一久，突然要找特定資料時，腦袋還是會一片空白，然後花個3、5分鐘開始找資料。



　　但人生，有多少個5分鐘可以浪費呢？



　　所以每到一個週期，我就會卯起來整理書桌，讓它變得整齊乾淨。但好景不常，接踵而來的各式文件又再度打亂我的節奏，然後繼續這個循環。



　　直到看了作者壺阪先生的《成功人士這樣整理辦公桌》後，我了解到一件事情：「整理是為了效率，不是為了整齊」，整齊只是肉眼看了開心，但實際上找文件的速度，不會因為整齊而有所改變，甚至把資料一疊一疊的拿出來後，就會懶得讓它恢復成整齊的樣子；所以作者提倡的「捨、活、續整理術」，正是解救我們這些迷途羔羊的好方法！先將所有東西分成丟棄與保留兩類，如果猶豫不決，就設一個有效期限（我覺得稱為「待觀察」也滿貼切的）；接著活用自己的腦袋，使用檢索本位思考法，讓不重要的資料從大腦中清除；最後也是我覺得非常重要的一點，即持續整理並保持這個循環。



　　在文具店上班，不管是工作或私人時間，都會用到手帳管理生活，本書第三章也花了很多篇幅，講述手帳與工作效率間的關係，讓我受益良多。我們都希望工作有效率，所以與其花時間裝飾手帳，不如確實把手帳當成一個工具，這個工具只有一個目的，就是提高你的工作效率。



　　我很認同作者對工作手帳的挑選建議，尤其是「時間軸」與「輕薄」這兩部分，其實稍微思考就能了解，我們不也是捨棄了手帳中較累贅的功能，並且活用手帳清空自己的大腦，持續的使用手帳嗎？這又再度印證了「捨、活、續整理術」理論──不只能用在辦公桌整理，還能用在手帳，甚至大到整個人生態度與生活習慣。



　　最後跟大家分享我很喜歡的一句話：「管理日程不是為了塞滿每分鐘，而是為了把需要的每件事做好。」



　　我想整理術也是一樣，並不是為了讓畫面整齊、美觀，而是為了效率。



前言



你的辦公桌，代表你的工作能力



　　三十幾年來，為了推動辦公室工作的效率，我一直以專業顧問的身分，為許多的企業及政府機關，策劃「捨、活、續整理術」的教育訓練，並指導他們進行改善。



　　在指導的過程中，我深切的體認到：上班族（包括業務、行政人員等）的煩惱，都是一樣的——



　　「桌上的文件堆積如山，亂七八糟。」



　　「老是找不到東西。」



　　「想整理，卻不知該從何下手。」



　　「每天都被工作追著跑，永遠都沒有時間。」



　　也就是說，很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。



　　◎?? ?找不到文件，浪費的不只是時間



　　對上班族來說，這可是生死存亡的大問題，因為整理資料、物品的能力，會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭──



　　• 文件是否散亂於各處？



　　• 辦公桌上，是否放著和「現在正在處理的工作」無關的資料？



　　•是否無法自由操作電腦滑鼠？



　　如果三者中有一項符合，你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘，大約是50日圓（約新臺幣13元）──這是日本上班族的平均成本。



　　如果你找一份文件要花10分鐘，就等於把500日圓（約新臺幣132元）丟進了水溝裡（按：以主計處公布2016年臺灣上班族平均薪資51000元、每個月工作22天、一天8小時計算，則臺灣上班族一分鐘的薪水約5元，10分鐘就是50元）。



　　所有工作都是「始於桌面，終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟，就不可能提升工作效率、創造工作成果；反過來說，只要整理好辦公桌周遭環境，從今天起，你就可以做好工作。



　　◎ 我推廣了30年的辦公室效率革命



　　抱歉，我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的關鍵技巧──成功人士都在用的整理術，雖然書裡介紹的技巧很多，但規則只有三項：



　　一、 捨：丟掉。



　　二、 活：活用。



　　三、 續：繼續。



　　只要把這三項規則融入平日的工作習慣，就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」；換句話說，就是掀起工作上的「效率革命」，提升工作效果。



　　用本書的「捨、活、續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間，除了能提升你的工作能力，也一定能全盤改變你的人生。



　　願大家都能最輕鬆的心情閱讀，並把握本書的技巧來豐富自己的人生。