各界推薦

前言? 跳脫「效率陷阱」，創造你的最佳狀態

策略1? 在日常事務中，辨識每個決定點

策略2? 管理心智能量，善用好情緒和壞情緒

策略3? 停止對抗分心，學會放自己一馬

策略4? 掌握運動和飲食的訣竅，你能表現得更出色

策略5? 噪音、光線、雜物？打造最有益的工作環境

結語? 運用策略，開始享受工作與生活

謝辭

注釋



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前言



跳脫「效率陷阱」，創造你自己的最佳狀態！（摘錄）



　　不論我們喜愛或討厭我們的工作，多數人每天的工作量已經達到難以負荷的程度。每天展開工作時，我們擔心如何才能完成今天所有的工作、可能會令誰失望，或是得「再次」犧牲哪些重要的工作，才能夠繼續熬過這一日。一邊喝著當日的第一杯咖啡時，我們手上忙著使用各種裝置查看電子郵件信箱，看看是否有人在我們的待辦清單上新增一件事項。看完了一封又一封的電子郵件之後，壓力也不斷上升。每封信都內含了一項無法立刻處理好的要求，所以我們便把這些信標示為「未讀」，留在信箱「稍後」處理。我們把這些信加到前一晚的「未完成工作」堆裡，而前一晚也是工作到很晚才離開辦公室。除此之外，還有更多信必須回覆、更多電話要回撥、更多文件要處理好，這一切，事事都需要我們立即的注意力。



　　事實上，在我們處理真正重要的事務之前，就有太多事務占據我們的注意力，而真正重要的事務太多了。結果，我們經常「工作」一整天，在辦公室、在家中，上班、照顧家人、整理打掃、支付帳單……有時只有到上床睡覺後才停止。要做的事太多了，時間根本就不夠用。



　　如果你覺得這些聽起來很熟悉，別沮喪，不是只有你這樣。在我從事教授、老師、主管教練、作家、訓練師等工作中，我發現，不論是專業人士或非專業人士、不論什麼層級，這些都是太普遍的日常感受。更糟的是，我看到各行各業的人，從企業主管、醫師、學生、創業家，到政府機關工作者，全都傾向使用注定無效的解方，想幫助自己從這種工作量過多的情況中解脫，但只是讓問題更加惡化。



　　比別人更賣力，可能不是最好的辦法



　　我一再目睹聰明、認真、努力的人落入「效率陷阱」中，總是嘗試盡可能投入更多時間在工作上，設法抓住並利用一天之中的任何空檔時間。而且，若是我們有部屬，也會試圖讓他們這麼做，盡可能每天擠出更多小時用在工作上。談時間管理的書籍、專家，甚至整間顧問公司都接下這個挑戰，幫助我們「花更少時間做更多事」。誠如我那個任職於《財富》一千大（Fortune 1000）企業主管的哥哥所言： 「我們全都有一大堆屎要處理。這些都是好屎，但是一天終了時，努力把十磅屎塞進五磅容量的袋子裡，我們還是被一大堆沒有處理好的屎給淹沒。」



　　也有時間管理專家建議我們先處理最重要的事，因為稍後未必有足夠時間做這些事。沒錯，把真正重要的事和急迫但較不重要的事區別開來，確實是有助益的做法，但這個建議仍有令人沮喪之處：縱使我們這麼做，待辦清單上還是有一堆不是最重要、但仍然得做的事必須處理。有些是要緊事，因為它們會影響到我們的關係；有些事則是長期拖延不做的話，會害我們被炒魷魚；另外，還有一些事是我們已經同意在截止期限前完成，不能因為其他重要事項就逃避、耽擱，不去完成。



　　雖然這些事不是最重要的，但如果在下班回家前還沒有做好，我們有可能會感到焦慮不安。當然，如果不理會某些問題，它們最後有可能會自動消失，所以放手不理反而比較好。可惜的是，很多事情和工作，我們都無法免除責任，終究必須完成。



　　如果真正的問題只是缺乏效率，那麼我們多數人，包括我那些很有成就的客戶在內，現在應該都已經解決問題了。因為只要選擇適當的方法和工具，協助管理時間、安排待辦事項的先後順序，就可以抒解日常工作的壓力。但重要因素並非只有數量與能力，即使用最有效率的方法工作，我們可能還是會覺得不滿意，結果在一天結束時，許多人感受到的不是成就感，而是窒息感。



　　幸好，我們想要的並非達不到。我認識的成功人士，多數都想要達到兩個境界：其一，他們想擺脫失控感；其二，他們想在工作上有優異表現，成為所屬領域中的真正高手。為了追求並設法達到這兩種境界，一般常見但錯誤的做法，就是不斷地工作，在已經工作滿載的每一天中擠入更多工作。這種方法有什麼不對？可以如何改善？



　　人體不是電腦



　　在幫助高階主管和專業人士提升效能時，我發現，不論我們在事業階梯上爬到多高，當工作多到難以招架時，我們通常會作出兩種反應。第一種反應是強迫自己持續工作、不中斷休息片刻，企圖讓每一天產生最大效率。第二種反應是工作更多小時，並且要求部屬也這麼做，企圖讓每一週產生最大效率。這兩種解方的基本觀念是，為了應付不斷湧進來的工作量，我們應該停止「浪費」時間，設法變得「更有效率」一點。這種觀念源自我們對大腦運作方式的根本誤解。



　　持續工作、不中斷休息片刻，這種長時數的工作型態，對電腦或機器來說是好解方，因為它們不會感到疲累。它們每時每刻的工作品質都差不多，使用時間愈長，生產力和效率就愈高。但我們並不是電腦或機器，我們是生物。要求大腦持續執行某種工作，而且要展現出一致的效能水準，就如同要求一位跑者不論在什麼境況下都要保持相同速度，不論是短跑或馬拉松、是否禁食一天未眠、有沒有宿醉，或是才剛吃飽睡醒等。



　　人類是生物，生理狀態對我們的思考方式具有影響作用，一些科學家稱此為「體現認知」（embodied cognition），「體現認知」包含身體影響思考的種種方式。大腦是控管身體其他部位機制的重要器官，我們必須了解身體與認知的關連性，才能正確了解認知（任何種類的思考）的運作。



　　這是什麼意思呢？也就是說，你的身體動作，可能會大大影響你的思考。比方說，當你坐著，把雙手墊在頭後、雙腳高抬在桌上，這是很普遍的「高權力姿勢」（power pose）。這種姿勢可能提高你的睪固酮分泌量，並降低你的皮質醇分泌量，而這樣的荷爾蒙組合會使你感覺有權力，表現得像領導人。



　　此外，你的肢體動作也可能會影響你的心情，進而影響你對他人想法或意圖的解讀。例如，研究顯示，如果你在評估某人時，做出具有敵意的姿勢或動作，例如比出中指等，你更可能會認為此人懷有敵意，因為這個動作提示、激起了敵意。



　　或者，以學習為例，你在學習時得仰賴記憶，但你的大腦儲存記憶的方式，並不同於電腦安裝軟體或下載檔案的方式。你的記憶是在大腦內形成的東西，神經元得花時間產生結構變化，以使它們在未來更容易彼此活化，而這能夠解釋為何在考試前一晚死背的成效，遠不如用多天學習、吸收教材的成效，如果你想長期記得內容的話。



　　不少研究結果發現，身為生物的我們，運作方式非常不同於電腦或機器，所以無法做到電腦或機器的效率水準。不過，我們每個人都擁有巨大未開發的潛能，這是電腦和機器不具有的，若是試圖無時無刻展現一致效率，將會阻礙我們發揮這些潛能。



　　這麼想好了，如果目標是要做一萬個伏地挺身，要是中間不暫停休息一下的話，會很難達成目標。如果一次只做某個數量，分多次做，就能夠做到一萬次。從這個角度來看，大腦很像肌肉，在不當的狀態與條件下持續不停工作，能達成的將會很少；若是能夠創造正確、適當的狀態與條件，大概沒有什麼是我們做不到的。



　　我從長年的神經科學與心理學研究，以及我與高效率且快樂的人共事的經驗中獲得的啟示是，想要真正擁有高生產力，最好拋開對效率的迷思，創造適當的狀態與條件，產生每天展現高效能的兩個小時，完成真正重要的事。



　　關鍵兩小時



　　想要做事有效率，關鍵在於配合人體的生理系統，當生理系統處於最適運作狀態時，我們在理解、幹勁、情緒控制、解決問題、創意、決策等方面都能有優異表現；當生理系統並非處於最適運作狀態時，我們在這些方面的表現可能會很糟糕。從運動量、睡眠量，到吃下肚的食物，都能大大影響我們心智功能的短期運作，甚至是幾個小時內的運作。此外，我們在處理某項工作之前所從事的心智活動，也會影響到我們能否把工作做好。



　　心理學與神經科學等領域的研究發現，對何時與如何安排高效能的心智功能運作提供了很多啟示，在這本書我會簡化成五種策略。我發現，這些策略最能幫助忙碌的人們，創造出每天至少兩個小時的高效能狀態。



　　1. 辨識每個決定點。一旦展開一項事務之後，你做事的方式大致會進入自動駕駛模式，這會讓你很難改變航道。你應該辨識並利用介於各項事務之間的那些時刻，也就是你可以選擇接下來要做什麼事的時刻，並決定優先處理最重要的事務。



　　2. 管理心智能量。需要大量自我控制或專注力的事情，通常都會相當消耗心力。而且，使你高度情緒化的事情，往往可能會影響到你的表現。所以，你應該根據每件事的處理需求及復原時間，安排在什麼時候做什麼事。



　　3. 停止對抗分心。學會引導自己的注意力，因為人類的注意力系統天生會自動分散、游移，不會無止境地持續專注。試圖對抗分心，猶如試圖對抗海洋潮汐。了解大腦如何運作，就能幫助你在分心時，快速、有效地恢復專注力。



　　4. 善用身心關連性。活動身體，並且選擇適當的飲食，以幫助自己在短期間進入能成功執行並完成工作的狀態（你可以在空檔吃東西或活動身體。）



　　5. 打造最有益的工作環境。了解哪些環境因素最有助於你的工作效能，並據此調整你的工作環境。一旦你知道什麼會導致你分心，或暗示你的大腦進入創造或冒險的模式，便能據此調整工作環境，讓自己做起事來更有效率。



　　這五項策略根據的是心理學和神經科學的研究成果，也許聽起來很簡單，你甚至會覺得像是常識，但是我們在日常工作時，卻鮮少有意識地採用它們。



　　了解它們背後的科學道理，有助於我們知道什麼是值得採取的行動，以及如何在受限的條件下做到真正有益於自己的事。我們全都能學會有意識地規律運用這些策略，讓自己做事更有成效。



　　至於「兩小時」這個時間長度，其實沒什麼可大做文章的。我之所以建議兩個小時，是因為我發現這個時間長度既可以做到，也足夠處理一天當中最重要的事。確切時數並不重要，對這些策略獲得一些經驗後，你可以建立四小時或僅僅十分鐘的心智運作高峰狀態，視你當天的工作需求而定。



　　不過，有一點要注意的是，我並不是建議你找出每天固定的兩個小時，例如早上九點到十一點，作為每天的高效能時段。如果你和多數忙碌的專業人士一樣，你無法總是能夠掌控何時必須做什麼事。如果你是晨型人、早上活力最佳，但老闆要你在下午三、四點的幕僚會議中進行簡報說明，你最好在那個時間處於高效能的心智運作狀態。後續要介紹的這五個策略，能夠幫助你在平常工作天的任何時間，創造適當的狀態與條件，使你的心智運作產生高效能。



　　我雖然相信在正確、適當的狀態與條件下，你能夠有優異的工作表現，但我不是說你能在高效能的兩個小時內完成所有工作。我要說的是，當你的心智能夠有效率地運作時，在此時完成當日最重要的事，不僅能夠增強你的信心，還能夠激發你成就更多事的渴望。至於其餘的時間，你可以用來處理那些不太



　　需要策略性或創造性思考的事務，例如處理電子郵件、填寫表單、蒐集申請費用的單據、安排行程、支付帳單、規劃旅行、回覆電話等。當你的思緒變得更清明，就更能有效地決定不去理會哪些事務。



　　配合生理狀態安排工作，為自己規劃最有效率的工作方式，每天都能善用時間完成最重要的事，這不僅對長期的成功有益，也能適度幫助我們的生活恢復健全與平衡。



　　從今天起，就這麼做吧！



　　每個人都能學習變得像自己希望的那麼有效率，我在後續章節會教你如何做到。我會說明這五項策略如何運作、解釋它們背後的科學道理，並分享其他人如何運用它們的真實故事。針對每一項策略，我會提供一些實用的小技巧，使它們變得容易使用，幫助各位真正落實這些策略。我衷心希望，每當你翻閱這本書時，都能夠獲得新的洞察，並對自己的辛苦付出心生憐惜，持續運用這些策略提升人生不同階段的工作效率。



　　在某種程度上，我們全都從經驗知道，當我們正確對待自己時，就能在短時間內展現高效率；反之，錯待自己會導致效率低落，甚至讓我們不禁懷疑自己的能力。我希望，在了解這五項高效率策略背後的科學道理後，你能夠相信自己，並根據你對自己的了解，開始思考如何與在什麼時候，讓自己進入一天當中兩小時的絕佳狀態。